Es gibt zig Methoden ein Projekt zu starten und ebenso viele ein Projekt gegen die Wand zu fahren. Welche Methode die Beste ist, kann ich nicht sagen, denn es kommt aus meiner Erfahrung auch auf das Arbeitsumfeld und die Art der Beauftragung an. Es gibt Aussagen einzelner Projektanbieter, welche meinen, dass die meisten Projekte scheitern wegen unqualifizierten Projektstart. Ich für meinen Teil stelle fest, dass die meisten Projekte an der schlecht durchgeführten Anforderungsanalyse scheitern, den Rest bekommt man relativ leicht in den Griff. Um erfolgreich zu sein, dann sollte man laut meiner Erfahrung folgende Punkte konsequent beachten, dann steht dem Erfolg beinahe nichts und niemand im Wege. Daher bereiten sie sich akribisch vor, es gibt noch genügend Stolpersteine.
Welche Aufgaben führt ein professioneller Projektmanager vor dem Projektstart aus?
Er verfolgt Ziele und weiß welche Ergebnisse zu erwarten sind.
In der Projekt-Initialisierungsphase starte ich wie folgt. Zuerst lerne ich das Projektziel kennen und deren Hintergründe. Sobald ich das weiß, führe ich eine Projektabgrenzung durch. Diese kann zu diesem Zeitpunkt nur rudimentär sein, denn die tatsächlichen Ziele kennt man erst nach der Anforderungsanalyse. Im nächsten Schritt schaut Projektmanager genau hin, wer aller im Projektumfeld mitmischt. Er macht eine klassische Umweltanalyse, auch als Umfeldanalyse in manchen Bereichen benannt.
In der Umweltanalyse wir je nach Projekt nur das interne Umfeld analysiert oder auch die externen Einflussgrößen wie Behörden, falls dies im Projekt zutrifft und ja, man beschäftigt sich mit den möglichen Einflussgrößen und möglichen Störgrößen. Dadurch vermeidet man oftmals bereits im Vorfeld störende Einflüsse auf das Projekt. Ein heißer Tipp als Lektüre ist das Buch „das kleine Handbuch für den Projektsaboteur“. Danach kennt man beinahe alle Typen von Projekt-Querschießern.
Ein weiterer Schritt in der Vorbereitung ist die detaillierte Ermittlung von Zielen und Bedürfnissen, kurzum der detaillierte Anforderungskatalog. Dabei möchte ich aus meiner Erfahrung sprechen. Mir persönlich ist es am liebsten, wenn die detaillierte Anforderungsermittlung im Detail bereits in der Initialisierungsphase abgeschlossen ist, denn dadurch lassen sich die benötigten Ressourcen und Arbeitspakete etwas einfacher ermitteln.
Um alle von dem Projekt zu überzeugen muss man auch Lösungen bzw. Vorschläge zum Projekt unterbreiten. Da sollte man jedoch gut vorbereitet sein und auch bereits wissen welche Lösungen machbar sind. Deshalb kann es im Vorfeld notwendig sein, dass für einzelne Bereiche eine Machbarkeitsstudie ausgeführt wird.
Da wir alle wissen, dass nichts im Geschäft reibungslos verläuft oder mit den Worten von „Joseph Murphy“ zu Deutsch nachgelesen im Internet: „Wenn es mehrere Möglichkeiten gibt, eine Aufgabe zu erledigen, und eine davon in einer Katastrophe endet oder sonst wie unerwünschte Konsequenzen nach sich zieht, dann wird es jemand genauso machen.“ Das bringt uns hier zu dem Punkt des Risikomanagements. Um ein Projekt erfolgreich zu initialisieren sollte auch eine Risikobewertung durchgeführt werden. Um es positiv auszudrücken ein Projektmanager erstellt eine Chancen und Risikobewertung. Diese Information ist für den oder die Projekt Stakeholder wichtig um die Projektfreigabe zu gewähren. Es könnte auch sein, dass wegen der Risken das Projekt in dieser Form nicht gestartet wird.
Was müssen oder sollten sie tun für einen erfolgreichen Projektstart?
- professionell planen und methodisch vorgehen um gesichert zu starten
- ein situationsgerechtes Aufwandschätzverfahren verwenden um die Kosten fair abzuschätzen
- eine Stakeholder Analyse durchführen welche alle Stakeholder einbezieht und aufzeigt ob es z.B. Umweltrisiken gibt
- Chancen und Risiken sind zu bewerten
- in vielen Fällen ist eine Machbarkeitsstudie von Vorteil
- Es kann auch von Vorteil sein einen Business-Case zu erstellen, analysieren und zu bewerten
- Eine klare Abgrenzung der Aufgaben bzw. Vereinbarung mit dem Auftraggeber muss definiert werden
Mit diesen nicht immer einfach auszuführenden Aufgaben ist die Initiationsphase abgeschlossen. Nun gilt es in die Konzeptionsphase einzutreten, immer vorausgesetzt der Auftraggeber hat das „GO“ für das Projekt schriftlich bestätigt.
Gruß
Kurt Jelinek (MSc, Beng.)
