Hurra, ich bin Projektleiter und nun? 06.02.2024

Ihr Unternehmen hat neue Projekte aufgelegt und sie persönlich als Projektleiter für ein Projekt auserwählt. Toll, oder auch nicht. Es liegt nun an ihnen das Projekt zum „Fliegen“ zu bringen, daher aufzusetzen, aber was bedeutet das? Jetzt kommt es darauf an ob sie bereits in der RfI und RfQ Phase im Projekt dabei waren und schon gut informiert sind oder ganz von vorne beginnen müssen. Jedoch ungeachtet der Ausgangs Situation sollten sie folgende Fragen stellen und beleuchten.
Ist es ihr erstes Projekt, dann kann es durchaus sein, dass sie sie sich ein wenig überfordert fühlen, auch wenn sie die Projekt-Management-Kurse der unterschiedlichen Anbieter absolviert haben.

Wenn ich ein Projekt aufsetze, dann richte ich folgende Fragen an meinen Auftraggeber:

• Welche Ziele verfolgt das Projekt
• Ist es ein internes oder ein externes Kundenprojekt
• Wenn es ein externes Projekt ist, wer ist der Kunde, wie lautet der Auftrag
• Sollte der Auftraggeber die Fahrzeugindustrie sein, dann möchte ich wissen, wann der vom Auftraggeber vorgegebene Start of Production (SOP) ist.
• Wann soll das Projekt starten, wann muss es abgeschlossen sein
• Gibt es Vorgaben, geplante Iterationsstufen vorgegeben vom Auftraggeber für die Projektphasen
• Sind bereits grobe Meilensteine mit dem Auftraggeber besprochen
• Wie groß ist das Budget
• Welche Mitarbeiter stehen bereits für das Projekt zur Verfügung und wie kann ich die zusätzlichen Fachleute/Spezialisten rekrutieren
• Muss ich das Projekt nur mit internen Mitarbeitern umsetzen oder kann ich externe Mitarbeiter zukaufen

Die Frage, welches Ziel will man mit dem Projekt erreichen ist ein ganz essentiell für die Projekt-Planung. Da in den meisten Fällen die Projektziele sehr global gehalten sind, wird es notwendig sein die Ziele im Detail zu beleuchten, um eine entsprechende personelle Kapazitätsplanung ausführen zu können. In dieser Phase erwarte ich vom Auftraggeber, dass er die Ziele in Form eines Lastenheftes der Projektleitung zur Verfügung stellt. Das Lastenheft, ob intern oder externer Auftraggeber gibt eine grobe Zielsetzung zum Projekt. Erfahrene Projekt-Manager können anhand der Lasten bereits grobe Kapazitätsplanungen durchführen und abschätzen ob das angedachte Budget passen könnte. Budget ist ein Stichwort, denn manche Projekte sind vom Auftraggeber mit einem Budget ausgestattet, bei manchen Projekten müssen sie planen und dann das Budget beantragen. Sie sehen, es geht so oder auch so rum.

Projekte aus der Automobil-Industrie sind ein etwas anders geartetes Kaliber im Bereich Projekt-Management. Warum? Nun, wenn man für die Automobil-Industrie eine Fahrzeugprojekt aufsetzt, dann ist der Termin Start of Production das Projekt-Ende-Datum, aber aufgepasst, wenn sie ein Produkt liefern müssen, dann muss durchschnittlich 6 Monate vor SOP das Produkt fertig sein, damit es den Industrialisierungsprozess durchlaufen kann. Was es zu 99,9% nicht gibt ist, dass der Auftraggeber den Liefertermin verschiebt. Das lässt sich damit erklären, dass in einem Automobil-Industrie-Projekt speziell für ein Neufahrzeug sehr viele Abhängigkeiten sind. Was die wenigsten Ingenieure und Projekt-Manager beachten ist, dass neben der Technik schon die gesamte Werbung für das neue Produkt anläuft und es wäre extrem peinlich für den Hersteller, wenn er seine werblichen Ankündigungen zurücknehmen muss.

Die meisten der zu planenden Projekte werden in unterschiedliche Projektabschnitte unterteil, wann der Auftragnehmer eine bestimmte Leistung erhalten soll bzw. welche Leistungen zu einem Zeitpunkt geliefert werden müssen. Hier kann ich nur einen Tipp abgeben. Stellen sie bereits bei Projektbeginn sicher, dass sie den gesamten vereinbarten Leistungsumfang kennen, das gilt speziell für Entwicklungsleistungen im elektronischen Hardware und Software Bereich. Nichts ist schlimmer, als wenn sie im Zuge der nächsten Leistungsstufe erkennen müssen, dass die bisher geleistete Arbeit als Basis nicht ausreicht, die Hardware für die nächste Stufe nicht passend ist, der Softwareumfang zu groß wird, die Flashzeiten zu lange dauern und so weiter. Daher Sorgfalt beim Projekt aufsetzen.

Ein weiterer Punkt ist die Mitarbeiter Auswahl. Sie werden in den ersten Projektphasen erkennen welche Mitarbeiter, Ingenieure in welcher fachlichen Ausprägung sie für das Projekt benötigen, die exakte Anzahl lässt sich erst bei der Entwicklung der Arbeitspakete und Terminpläne ermitteln.

Daher aufgepasst, stellen sie vor dem Aufsetzen eines Projektes die richtigen Fragen, denn ein Projekt fährt schneller an die Wand als oftmals aufgesetzt. Deshalb wünsche ich ihnen viel Erfolg und einen guten Start.

Gruß

Kurt Jelinek (MSc, Beng.)