Viele Kundenprojekte sind bereits in der Angebotsphase zum Scheitern verurteilt 18.01.2024

Nehmen wir an, als Unternehmen wurden sie zum Request for Information eingeladen, und sind unter den letzten drei Kandidaten, welche jetzt aufgefordert sind, den Request for Quotation auszufüllen, das bedeutet ein konkretes Angebot abzugeben. Bereits in dieser Phase sind viele Projekte zum Scheitern verurteilt. Warum denn das?

Dafür gibt es einige gravierende Gründe.

• Das Unternehmen ist von sich so überzeugt, dass es meint trotz fehlender Expertise, ggf. durch Zukäufe, in der Lage zu sein das Projekt zu stemmen
• Das Unternehmen möchte den Auftrag, ungeachtet dessen was es kostet.
• Der häufigste Grund ist, dass man in der Phase „Request for Quotation“, kurz RfQ, zu wenig in die Anforderungsdetails investiert

Was heißt das?

Das Anforderungsmanagement, zu neudeutsch Requirement Engineering, ist notwendig um die gesamten Anforderungen an ein Produkt zu kennen. Früher aber auch heute noch, haben Unternehmen Lastenhefte entwickelt und der Auftragnehmer hat daraus ein mit dem Kunden abgestimmtes Pflichtenheft entwickelt. Im Pflichtenheft stehen die detaillierten mit dem Kunden abgestimmten Anforderungen.

Gerade bei der Neuentwicklung von Produkten ist eine detaillierte Kenntnis der Kunden Requirement unverzichtbar, und da ist der Casus knacksus. Nur anhand der im Pflichtenheft festgeschriebenen und mit dem Kunden abgestimmten Requirements kann ein profundes Angebot, was heutzutage als RfQ bezeichnet wird, abgegeben werden. Diese detaillierten Anforderungen im Pflichtenheft sind notwendig, um den gesamten Projektaufwand und die Kosten einzuschätzen.

Ja, es ist großartig wenn man als Unternehmen nominiert wird und nun beginnt die nächste Phase im Projekt, das Planen, die passenden Mitarbeiter rekrutieren, das Projekt aufsetzen. Dabei geht es auch um die Projekt-Management Methoden, welche zum Einsatz kommen sollen oder werden. Neuerdings werden viele Projekte mittels Scrum Methode aufgesetzt, jedoch kann auch Scrum die fehlenden detaillierten Requirements nicht wettmachen.

Genau an diesen fehlenden exakten Requirements scheitern viele der Projekte, ungeachtet der Projekt-Management Methode. Denn viele der Projekte bei denen ich zu einem späteren Zeitpunkt als Interim-Manager engagiert wurde, standen wegen der Fehleinschätzungen der Kosten, der fehlenden detaillierten Requirements bereits in tiefroten Zahlen und waren bereits erheblich im Zeitverzug. Die Risiken das Projekt erfolgreich zu managen wurden mit jedem Tag größer.

Wie kann man ein Projekt retten, welches sich in der Schieflage befindet?

Dazu gibt es kein Allheilmittel. Aus meiner Sicht ist der erste Schritt, die Anforderungen mit dem Kunden umgehend zu verifizieren, denn nur anhand eindeutiger Requirements können die Entwickler die Anforderungen erfüllen. Und es geht weiter, anhand der präzisen Requirements, kann und muss das Testteam die Teststrategien entwickeln.

Warum ist Eindeutigkeit unumgänglich?

• Der Ausführende einer Aufgabe weiß genau, welche Ergebnisse von ihm bzw. vom Team erwartet werden
• Die Rückfragen, um die Unklarheiten der Aufgaben zu klären, werden drastisch verringert
• Die Zeitschiene, der Zeitaufwand sind durch genaue Aufgaben leichter einzuschätzen
• Risiken für einzelne Entwicklungsschritte sind besser vorhersehbar

Mit anderen Worten, es lohnt sich in die Anforderungsanalyse in jeder Phase, ob beim Angebot oder im Projekt, viel Zeit und Wissen zu investieren.

Fest steht die Auftraggeber schreiben in den meisten Fällen ein sogenanntes „Wunschkonzert“ aus, welches sich bei genauer Betrachtung als teilweise schwer zu realisierende Gesamtaufgabe erweist.

Gruß

Kurt Jelinek (MSc, Beng.)